টেকলার্নবিডির পক্ষ থেকে সবাইকে শুভেচ্ছা ও অভিনন্দন জানিয়ে office outlook-2010/2013 এর mail management বিষয়ক কিছু টিপস নিয়ে আলোচনা করব।  আমরা ব্যাক্তিগত ও অফিসের কাজে E-Mail( Electronic Mail ) ব্যাবহার করে থাকি। এবং E-Mail System-এ Office Outlook খুবই জনপ্রীয় হয়ে উঠেছে । E-Mail এর মাধ্যমে আমরা ব্যক্তিগত ও অফিসের বিভিন্ন তথ্য আদান-প্রদানের সুবিধা উপভোগের পাশাপাশি কিছু সমস্যারও সম্মুখীন হয়ে থাকি যেমন অপরিচিত কিছু mail-id থেকে কিছু অপ্রয়োজনীয় mail বার বার আসতেই থাকে এবং এটা ব্যাবহারকারীর জন্য বিরক্তিকর ব্যাপার হয়ে যায়। এ সমস্যা থেকে পরিত্রানের জন্য এসব “mail-id” block করে দিতে পারেন অথবা Junk mail হিসেবে Junk-Email Folder এ Transfer করে দিতে পারেন।

কিভাবে Block করবেনঃ

  • Office Outlook( 2010 অথবা 2013 ) Open করুন।

 

  • Menu bar হতে Home button এ ক্লিক করুন।

 

  • যে mail-id থেকে বার বার বিরক্তিকর mail আসে সেটি সিলেক্ট করুন।

  • এবার Delete Panel হতে junk এ ক্লিক করে Block sender opotion টি ক্লিক করলেই Selected mail-id ব্লক হয়ে যাবে ।

এবার আমরা জানবো কিভাবে unexpected mail কে junk-Email folder-এ পাঠাবোঃ-

 

  • Menu Bar হতে Home menu তে ক্লিক করে যে Email-id হতে আসা mail কে junk-Email folder-এ Transfer করতে চান সেটা সিলেক্ট করুন।

  • এবার Home Menu-র Move Panel হতে Rules-এ ক্লিক করে “Always move messages from”… option টি ক্লিক করুন।

  • এবার আপনি “Junk E-mail folder” টি দেখিয়ে দিলেই পরবর্তিতে ঐ mail-id হতে আসা সকল Mail “Junk E-mail folder” এ চলে আসবে ।

এবার আমরা জানবো কিভাবে Office Outlook-2010 এবং 2013 –এ mail কিভাবে Deleted-items folder থেকে Automatically delete হয়ে যায়ঃ

 

আমরা যখন অপ্রয়োজনীয় mail delete করি তখন সে mail কিন্ত একেবারে Delete না হয়ে Deleted-items folder-এ জমা হয় এবং পরবর্তিতে Deleted-items folder থেকে আবার delete করতে হয় ফলে দেখা যায় একই কাজ ২ বার করতে হচ্ছে। তবে Office Outlook –এ আমরা এ কাজ automatically করতে পারি।

যেভাবে করবেনঃ

  • প্রথমে outlook ওপেন করে File Menu click করে Options এ click করুন।

  • এবার বামদিকের Column হতে Advanced tab –এ Click করুন।

  • Advanced tab- এ click করলে Outlook-এ Outlook –এ কাজ করার জন্য অনেক Options পাবেন এবং সেখান থেকে “outlook start and exit” panel খুজে বের করে “Empty deleted items folder when exiting outlook option” টি Check করে Ok button চাপুন তাহলেই আপনি যখন কাজ শেষে Mail close করে দিবেন তখনই Deleted items folder হতে সকল Mail delete করবেন কিনা তা জানিয়ে একটি Message ভেসে আসবে আপনি রাজি থাকলে yes button চাপবেন এবং রাজি না থাকলে No button চেপে যাবেন।

আশা করি Post টি সবার ভাল লেগেছে।

সবাইকে ধন্যবাদ।